Privacy

De verwerking van uw persoonsgegevens door de AHN

Als u op enigerwijze contact opneemt met de Algemene Hulpdienst Nieuwegein (AHN) verwerken wij uw persoonsgegevens. Dat kan bijvoorbeeld voorkomen als u onze website bezoekt, een contactformulier invult, telefonisch of per e-mail met ons contact opneemt of als u persoonsgegevens op een andere manier aan ons verstrekt. De AHN verwerkt uw persoonsgegevens met grote zorgvuldigheid, en gebruikt uw gegevens alleen als dat noodzakelijk is. Wij zijn transparant over hoe we uw gegevens gebruiken, daarom kunt u altijd contact met ons opnemen om te vragen welke gegevens we van u hebben. Ook kunt u verzoeken of wij gegevens van u willen wijzigen of verwijderen. We hebben maatregelen genomen om persoonsgegevens organisatorisch en technisch te beveiligen.

Welke persoonsgegevens verwerkt de AHN? 

Wij verwerken niet van al onze contacten persoonsgegevens. Het hangt van de situatie af of wij persoonsgegevens van u verwerken en welke persoonsgegevens dat zijn.

Als u onze website bezoekt verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:-
-          IP-adres;
-          Browserinformatie;
-          Naam, telefoonnummer en e-mailadres (bij invullen contactformulier).

Als u een hulpvrager bent verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:
-          Naam, telefoonnummer en e-mailadres
-          Geboortedatum en geslacht
-          Adresinformatie
-          Hulpvraag

Als u een vrijwilliger bent verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:
-          Naam, telefoonnummer en e-mailadres
-          Geboortedatum en geslacht
-          Adresinformatie
-          Bankrekeningnummer
-          Nummer identiteitsbewijs

Daarnaast vragen wij van onze vrijwilligers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Waarom verwerkt de AHN uw persoonsgegevens?

Als bezoeker van onze website
IP-adres: hiermee kunnen wij de dienstverlening op onze website testen en verbeteren. Door het gebruik van IP-adressen kunnen wij bovendien onze site beschermen tegen aanvallen van internetcriminelen. 

Contactformulier: met deze gegevens kunnen wij contact met u opnemen over uw vraag of opmerking. Horen wij na dat contact dertig dagen niets meer van u – en bent u geen hulpvrager of andere relatie van ons – dan verwijderen wij uw gegevens.

Als hulpvrager
Naam, telefoonnummer en e-mailadres: Deze informatie gebruiken wij om contact met u op te nemen over uw hulpvraag en onze activiteiten. Tevens wordt deze aan de vrijwilliger die aan u is gematcht verstrekt om telefonisch een afspraak te maken.

Adresinformatie: Wij gebruiken uw adres om vrijwilligers te matchen naar aanleiding van uw hulpvraag (afstand hulpvrager – vrijwilliger). De vrijwilliger ontvangt na matching uw adres als dat nodig voor de invulling van uw hulpvraag. Ook gebruiken wij uw adres voor het toesturen van post.

Hulpvraag: Een hulpvraag kan ook persoonsgegevens bevatten. Wij registreren uw hulpvraag om de juiste vrijwilliger te matchen.

Als vrijwilliger 
Naam, telefoonnummer en e-mailadres: Deze informatie gebruiken wij om contact met u op te nemen wanneer er een hulpvrager of hulpvraag aan u is gematcht. Daarnaast gebruiken wij het om contact met u op te nemen over vrijwilligersactiviteiten.

Adresinformatie: Wij gebruiken deze informatie voor correspondentie omtrent de AHN. Bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Ook krijgt u informatie over vrijwilligersactiviteiten per post als u niet over een e-mailadres beschikt. Tot slot wordt uw adres gebruikt om u te kunnen matchen aan een hulpvraag (afstand hulpvrager – afstand vrijwilliger).

Bankrekeningnummer: De AHN gebruikt dit om uw vrijwilligersbijdrage uit te betalen en eventuele kosten die u heeft voorgeschoten voor de AHN terug te betalen.

ID-nummer: Wij gebruiken dit om een VOG aan te vragen en uw identiteit te bevestigen.

Hoe lang bewaart de AHN uw gegevens? 

We bewaren deze gegevens zo lang als noodzakelijk is voor het doel waarvoor we uw gegevens hebben verzameld. En zo lang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt van een paar maanden tot vele jaren.

Gegevens van hulpvragers worden verwijderd nadat er 2 jaar geen hulpaanvraag meer is gedaan. Wij bewaren echter de persoonsgegevens die wij nodig hebben voor de wettelijke fiscale bewaarplicht 7 jaar lang. Daaronder valt bijvoorbeeld ons grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie en onze loonadministratie.

Beveiliging van uw gegevens

De AHN heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen om verlies, onrechtmatig gebruik en onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens door anderen tegen te gaan, en ook om de toegang tot uw persoonsgegevens door onbevoegden te voorkomen. De AHN doet dat onder andere door fysieke (toegangs)beveiliging, gebruik van wachtwoorden, de beveiliging van ons netwerk en de encryptie van data afkomstig van bezoekers.  

Bekijken en/of wijzigen van uw gegevens 

U heeft volgens de wet het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om de eventuele toestemming die u ons heeft gegeven voor gegevensverwerking in te trekken of daar bezwaar tegen te maken. Ook kunt u ons vragen uw persoonsgegevens over te dragen aan een derde partij. Wilt u van bovenstaande recht(en) gebruikmaken en iets veranderen of verwijderen? Stuur dan uw verzoek naar privacy@hulpdienstnieuwegein.nl.

De AHN is verplicht om uw identiteit te controleren. Daarom vragen wij een (digitale) kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen met het verzoek. Ter bescherming van uw privacy maakt u in deze kopie de volgende onderdelen zwart: pasfoto, MRZ (Machine Readable Zone, dit is de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN). De AHN behandelt uw verzoek zo snel mogelijk, in ieder geval binnen vier weken. U kunt tevens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens Algemene Hulpdienst Nieuwegein

Fort Vreeswijk 1
3433 ZZ Nieuwegein
tel: (030) 606 74 09
email: privacy@hulpdienstnieuwegein.nl
KvK Woerden: 41177797
RSIN: 804128297

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 17-01-2019